POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. OBJETO Y ALCANCE

La presente Política establece los lineamientos para el tratamiento de datos personales por parte de DIKAIOS ASESORÍAS Y COBRANZAS S.A.S., en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas aplicables.

2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Razón social: DIKAIOS ASESORÍAS Y COBRANZAS S.A.S.
NIT: 900650992
Domicilio: Medellín, Colombia
Dirección: Carrera 74 # 48 – 37, oficina 940
Correo: gerencia@dikaiosayc.com
Teléfono: 300 827 9387

3. DEFINICIONES

Se aplicarán las definiciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015.

Autoridad nacional de protección de datos personales: es la
Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

• Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales y/o jurídicas determinadas o determinables.
• Dato semiprivado: es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial.
• Dato privado: es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
• Dato sensible: es una categoría especial de datos de carácter personal especialmente protegido, por tratarse de aquellos concernientes a la salud, sexo, filiación política, raza u origen étnico, huellas biométricas, entre otros, que hacen parte del haber íntimo de la persona y pueden ser recolectados únicamente con el consentimiento expreso e informado de su titular y en los casos previstos en la ley.
• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento, en calidad de tercero.

Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

• Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
  Por ejemplo: arrendatarios, propietarios, compradores y vendedores de inmuebles, proveedores, empleados y contratistas.
• Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
• Habeas data: es el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
• Principio de legalidad: el tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la misma ley, y sus decretos reglamentarios.

4. DATOS PERSONALES QUE SE RECOLECTAN

• Datos de identificación y contacto.
• Datos financieros y comerciales.
• Información relacionada con obligaciones, estados de mora y gestiones de cobro.
• Datos laborales para proveedores o empleados.

5. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

DIKAIOS tratará los datos para gestiones de cobro, contacto con titulares, verificación de información y demás finalidades establecidas en la normativa.

6. TRATAMIENTO DE DATOS DE DEUDORES

Los datos de deudores serán tratados conforme a la Ley 1581 de 2012, Ley 1266 de 2008 y lineamientos de la SIC.

7. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los titulares podrán ejercer los derechos de

• a. conocer, actualizar, rectificar, suprimir datos, revocar autorización y acceder a su información.
• b. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamientosalvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
• c. Ser informado por el responsable del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
• d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la citada ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
• f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

8. MECANISMOS PARA EJERCER LOS DERECHOS

Los derechos podrán ejercerse por:

a. El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición DIKAIOS ASESORÍAS Y COBRANZAS S.A.S.

b. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

c. Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

d. Por estipulación a favor de otro o para otro. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

Consultas: todas las consultas que realice el titular o sus causahabientes para conocer sus datos personales se harán a través de los canales previstos en el literal i del título II de la presente política.
Es necesario dejar prueba de lo siguiente:

• Fecha de recibo de la consulta
• Identidad del solicitante, una vez verificada la identidad del titular se le suministrará toda la información sobre datos personales que sea requerida. La respuesta a la consulta deberá comunicarse al solicitante en un término máximo de diez (10), días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos: los reclamos tienen por objeto corregir, actualizar, o suprimir datos o elevar una queja por el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012 y en esta política.

Todos los reclamos se harán a través de los canales previstos en la presente Política y serán resueltos por el garante de tratamiento de datos dispondrá de un sistema de información o base de datos para llevar el registro de todas las actuaciones efectuadas respecto de cada reclamo en el cual se anotarán, entre otras, las siguientes:

• Fecha de recibo del reclamo
• Nombre de la persona de DIKAIOS ASESORÍAS Y COBRANZAS S.A.S. encargada de dar respuesta al reclamo
• Nombre y dirección del titular o de quien realice el reclamo
• Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo
• Documentos que el titular anexa para que se tengan en cuenta en el reclamo (opcional). Este sistema dispondrá de mecanismos automáticos de alertas que informen sobre los plazos para responder de manera que se atiendan los mismos lo más pronto posible y en todo caso dentro de los términos establecidos en esta política. Para la atención de los mismos es necesario que el titular del dato presente una solicitud en la cual se indique lo siguiente:

a. Identificación y dirección del titular
b. Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo
c. Documentos que el titular anexa para que se tengan en cuenta en el Reclamo (opcional). Si el reclamo del titular resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.

• Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• Si el reclamo está completo, se incluirá en la base de datos o sistema de información una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
• Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Correo: gerencia@dikaiosayc.com
Dirección física: Carrera 74 # 48 – 37, oficina 940 Medellín,
Teléfono: 300 827 9387

9. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS

DIKAIOS podrá transferir o transmitir datos conforme a la ley y mediante contratos de transmisión cuando aplique.

10. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD

Se implementan medidas técnicas, físicas y administrativas para garantizar la seguridad de los datos personales.

11. CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Los datos serán conservados por el tiempo necesario para cumplir finalidades legales y contractuales.

12. MODIFICACIONES DE LA POLÍTICA

Los cambios sustanciales serán informados a los titulares por medios idóneos.

13. ROLES DEFINIDOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

EN DIKAIOS ASESORÍAS Y COBRANZAS S.A.S.

Responsable de tratamiento: será DIKAIOS ASESORÍAS Y COBRANZAS S.A.S. en concordancia con lo establecido en la presente política.

Se definen los siguientes roles adicionales:

• Administradores de las bases de datos personales:

Serán los líderes de los procesos de la organización. Se encargarán de dar Tratamiento a una o más bases de datos que contienen información personal.

Gestor de las bases de datos personales:

Responsable del proceso de sistemas de información y tecnología.
Se encargará de llevar el registro de las bases de datos existentes en DIKAIOS ASESORÍAS Y COBRANZAS S.A.S. y de apoyar el ingreso de la información en el Registro Nacional de Bases de Datos.

• Garante:

La representante legal de organización. Se encargará de tramitar y coordinar la atención y respuesta a las peticiones, quejas y reclamos relacionados con la ley de protección de datos personales, que los titulares realicen ante DIKAIOS ASESORÍAS Y COBRANZAS S.A.S.

14. VIGENCIA Y ACEPTACIÓN

La presente política rige desde su aprobación y tiene vigencia indefinida.

Aceptación: el titular acepta esta política de tratamiento de datos cuando entrega información de carácter personal a través de nuestros canales o cuando suscribe contratos, autorizaciones, o cualquiera otro documento en el que se le informe acerca de los términos de la misma o se le indique el medio de consulta necesario. De igual manera, cuando continúa con el relacionamiento o vínculo con DIKAIOS ASESORÍAS Y COBRANZAS S.AS., sin notificación de novedad alguna en relación con su tratamiento de datos, siempre y cuando hayan sido publicadas por los canales predeterminados, tanto la actual política, como sus modificaciones posteriores.